TOPLANTI ZAMANI

Öncelikle burada yazacağım konuya ilişkin marka isimleri vermeden gözlemlerimi paylaşmak istediğimi belirtmek istiyorum.

İşim gereği sıklıkla AVM ziyaretlerinde bulunuyorum. Yaklaşık olarak bir ay önce İzmir de bulunan bir AVM’ yi ziyaret ettim ve yemek katına çıkarak bir şeyler yemek istedim. Yemek katına çıktığımda öylesine farklı ve çok şaşırdığım bir manzara ile karşılaştım. Özellikle gözlemlemek üzere yemeğimi sipariş ettikten sonra, olay yerine yakın bir yere oturdum ve durumu gözlemlemeye başlayıp, konuyu anlamaya çalıştım.

Ülkemizin önde giden gıda şirketlerinden bir tanesi olan ve döner ürünü satan bir firmanın restoran girişinde bir hareketlilik vardı. Çalışanlar talimatlar ile toplamaya başlamıştı ve restoran giriş tarafının önünde daire şeklinde ayakta pozisyon almaya başladılar. Bu daire içerisinde 11 kişi bulunuyordu. Ortalarında ve sırtı yemek katında ki masalara doğru dönük olan bir beyefendi durmuş, etrafında toplanmış olan çalışanlara sempatik tavırlar ile bir şeyler anlatıyordu. Kendisi oldukça sempatik davranışlarda bulunuyor fakat çalışanlarının durumu hiç de öyle değildi. Hepsinin yüz ifadelerine tek tek bakmaya çalıştım ve her birinin vücut dili farklı şeyler anlatıyordu. Kimisi bizim burada ne işimiz var der gibi yere bakıyor, kimisi acaba kimler bize bakıyor diye utangaç bir şekilde gözünün altından yemek katındaki insanları gözlemliyor, kimisi yanaklarını yukarı doğru kaldırmış ve ne anlatıyorsun der gibi konuştukça kendi kendine gülümseyen yöneticine bakıyordu. İnanın her çalışan o kadar rahatsızdı ki anlatmaya kelimeler yetmiyor. Bu hafta ki yazımda bu konunun üzerinde durabileceğimizi düşünerek, kaleme almak istedim.

Bu bir gözlem ve amacım sadece bu gözlemi aktarmak değil tabi ki de. Asıl amacım toplantı şeklinin ve yerinin önemini size aktarmak.

Peki neden rahatsız oluyordu çalışanlar? Sizce bu toplantının verimliliği hangi seviyede? Verilmesi gereken mesajları aldılar mı? Yoksa akıllarında çok farklı şeyler mi vardı?

Hangi sektörde olur isek olalım toplantı bizim için vaz geçilmez bir unsurdur. Muhakkak bir şekilde toplantıya maruz kalıyoruz ve kalmaya da devam ediyoruz. Zaten bu bir sorun değil bu işimizi daha iyi yapmak için uygulanan bir sistemdir. Her toplantının bir konusu/konuları vardır. Bunlar konuşulur, ekip lideri vermek istediği mesajları aktarır, konuya ilişkin var ise sorular takım üyelerince sorulur. Belirlenmiş bir zamanı ve toplanma yeri vardır. Bir toplantı yeri, toplantı salonu veya odası da olabilir. Teknolojik imkanlar sayesinde internet üzerinden uygulamalar ile de toplantılar gerçekleştirilebilir. Ama hiçbir zaman yukarıda ki örnekte olduğu gibi birçok insanın olduğu ve ne yapıyor bunlar der gibi seyretmelerini, hatta konuşmaları duyacak yerlerde olmaz. Takım üyelerini rahatsız veya rencide eden ortamlarda toplantı yapılmaz.

Toplantılarında etik kuralları vardır. Bu kuralların başında da tüm katılımcıların toplantı konusunu rahatlıkla anlayabileceği, kendilerini ifade edebilecekleri ortamlarda gerçekleştirilmelidir. Katılımcıların rahatsız olacağı şekilde olmamalıdır. Hiçbir toplantı; liderin karizma gösteri yeri değildir. Yukarıda ki olayda yönetici eminim ki kendisini yemek katında bulunan insanların gördüğünü, seyrettiğini biliyor ve bilerek o şekilde toplantı yapıyordu. Amacı tamamen kendisini karizmatik göstermek. Fakat durumun bunun ile bir alakası olmadığını kendisi hariç herkes farkındaydı. İnanın bu tarz durumlar, çalışanın iş yerinden ayrılmasına neden dahi olabilir.

Toplantılarımızda bu konulara maksimum seviyede dikkat eder isek, toplantı verimliliği artar, takım üyelerinin etkisi ve katkısı çoğalır, toplantı çıktıları olarak belirlenmiş olan aksiyonların hızla tamamlanması sağlanır ve başarılı sonuçlar alınır.

Çok sayıda toplantı organize eden ve takım üyesi olarak sürekli toplantıya katılan birisi olarak, gözlemlediğim bu olumsuz toplantı formatından ilham alarak görüşlerimi sizlere aktarmak isterim.

Toplantılarımızın verimli ve başarılı geçmesi dileği ile…

Sevgi ve saygılarım ile selamlar.

Mustafa HEKİM